規格書業務の
効率化を目指し、
課題を乗り越えて
システム化を実現
お客様から「製品の規格書がほしい」と依頼があった際、これまでは品質保証部（品質管理部）に発行を依頼し、1～2営業日程度かけて作成してもらったものをお客様に提出する、という流れだった。しかし、お客様からの指定書式ではない一般的な自社書式の規格書の内容は、日付と客先名を除けば基本的に共通である。また、実際に客先からある数千件の規格書依頼の大半は一般的な自社書式となっている。それならば一般的な自社書式規格書をシステム化し、営業が自ら発行できれば、提供までの時間を大幅に短縮でき、客先からの即時提出要望にも品質保証部（品質管理部）に直ぐに対応してもらう必要がなくなり、客先からの催促が減り、サービス向上に繋がるのではないか。この課題感から、OBKの業務改善チームによるプロジェクトが始動した。
システム化にあたり、品質保証部からは主に3つの懸念点が示された。１つ目は、「どのお客様に、いつ、どの規格書を出したか」という記録はどう残すか。2つ目は、規格書に追記したり、手を加えたりする必要がある、特別対応のお客様にどう対応するか。3つ目は、品質保証部（品質管理部）の押印、および印を押して発行していた規格書における責任の所在をどうするか。
まず１つ目については、お客様の名前、提出した書類などの情報を確認する記録を、発行ごとに残すシステムを構築することで解消した。発行記録を残すことは、製品にかかる取り決めが明確になり、将来、お客様と取引する上で、契約内容を明確にし、トラブル防止やスムーズな製品のご提案につながる。２つ目については、過去に品質保証部（品質管理部）が対応した規格書データをすべてシステムに登録し、営業が特別対応のお客様名を入力すると、「別途、品質保証部に依頼してください」と表示。自動的に発行不可とすることで解決した。さらに３つ目については、品質保証部（品質管理部）が押印した規格書自体をデータ化し、システムに組み込むことでクリアした。事前に押印してシステム発行するという仕組みは、会社としてほぼ前例がなかったため、この決定までには関連部署と慎重な議論を繰り返した。
時間と初期投資コストがかかったものの、営業が自ら規格書を発行できるようになり、当初の課題を解決。加えて、品質保証部（品質管理部）の業務削減およびそれに伴う人件費削減にもつながる成果となった。
I.Y.
「新商品開発にあたっての検討材料として砂糖の規格書が今すぐほしい」というお客様もいらっしゃいます。その際、品質保証部の方に急ぎで対応してもらうことに申し訳なさを感じていたのは、私だけでありませんでした。お互いが持っている課題感を一つにまとめれば、全社的な取組みにつながるのだと実感。その中で普段あまり接点のない他部門の営業メンバーと協力し、課題を解決できたことで達成感を得ることができました。また、この経験を経て、普段のコミュニケーションが増えたのも収穫でした。